В каждой компании рано или поздно возникает потребность ведения электронного документооборота, что помогает удобно хранить, структурировать, создавать и согласовывать документы в одной базе. Таким инструментом для компаний любого уровня развития и направления деятельности станет программа 1С Документооборот.
Возможности 1С Документооборота
Программа 1С Документооборот является простым и понятным решением для работы с внутренними документами в широком спектре задач предприятия. Система отвечает всем текущим законодательным требованиям и стандартам ведения документации в России.
1С Документооборот позволяет автоматизировать коллективную работу с файлами, управлять проектами и вести процессный учет.
Одним из преимуществ 1С Документооборота является его многофункциональность, которую можно максимально использовать, интегрируя с другими учетными системами 1С вашей компании.
Рассмотрим ряд основных возможностей программы 1С Документооборот:
- Архив документов в цифре. Полноценное архивирование, создание резервных копий на диск, подконтрольное хранение файлов, потоковое сканирование документов, нанесение и распознавание штриховых кодов, моментальное нахождение необходимых файлов, предоставление доступа к связанным между собой файлам, автоматически правки ошибок, групповое архивирование документов, привязка к оригинальным экземплярам с адресным расположением.
- Электронная цифровая подпись и кодирование документов. Распознавание и использование всех типов подписи, подписание ЭЦП всех видов документов, сохранение всех версий при редактировании документа с подписью для сравнительного анализа при необходимости, применяется Crypto API для работы с различными криптопровайдерами, устанавливаются ограничения для пользования подписью персоналом, возможность регистрировать, использовать и настраивать регламенты сертификатов электронной подписи в программе 1С Документооборот.
- Документооборот между бизнес-партнерами. Отправка, согласование, подписание, шифрование внешней документации в системе, соблюдение юридического регламента и возможность обоснования электронных документов в случае спорных вопросов. Так, например, по закону, при отправке актов о выполненной работе на подписание заказчику они приобретают юридическую силу через 10 дней, если даже документы не подписаны партнером, но и не отклонены.
- Контроль и управление договорами. В программе 1С Документооборот можно осуществить все действия с договорами: от создания до согласования по этапам или расторжения/продления. Ведется учет сопроводительных документов, есть функция напоминания о завершении срока договора, контролируется обратная отправка экземпляров, поддержка заключения договоров между несколькими сторонами.
- Управление деловой корреспонденцией. Отслеживание поступающих документов от организаций и заявок от физических лиц, ведение НСИ, учета корпоративной деловой корреспонденцией, возможность потокового сканирования и нанесения штрихкодов на документы, группировка взаимосвязанных документов и т.д.
- Управление БП. Шаблонная работа с файлами по этапам, выставление целей и планирование задач с распределением ролей, разноуровневая маршрутизация бизнес-процессов, соблюдение иерархии при их демонстрации, регулирование исполнений БП в соответствие со спецификой отрасли деятельности компании отраслевой специфике и др.
- Ведение учета рабочего времени сотрудников. Программа 1С Документооборот позволяет удобно настроить процесс рабочего планирования и ежедневных отчетов. Все трудозатраты будут учтены в системе, и в конце месяца руководители отделов автоматически получат от своих подчиненных графики выполненных работ. Данные передаются в расчетный отдел или бухгалтерию, а также на их основании легко сформировать отчет для высшего руководства компании.
Это далеко не все возможности и преимущества программы 1С Документооборот. Подробнее о системе и стоимости внедрения можно узнать у 1С-интегратора.